Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Geschäft die E-Rechnung als Regelfall. Viele Händler haben das bisher vor allem als Empfangsthema wahrgenommen. Mit dem Jahreswechsel 2026/2027 ändert sich das: Für umsatzstärkere Unternehmen endet die erste Übergangsfrist, und die Rechnungen aus der JTL-Wawi müssen an Geschäftskunden dann in der Regel als XRechnung oder ZUGFeRD hinausgehen.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was gesetzlich gilt, was JTL-Wawi laut JTL-Guide dafür mitbringt und wo es in der Praxis hakt.
Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt – etwa bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes oder bei steuerfreien Umsätzen – klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Der Zeitplan: ab wann, wer, was
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Danach ist bei Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern eine elektronische Rechnung auszustellen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
| Ab wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmer | E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | alle | Rechnungen dürfen noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) ausgestellt werden |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) | B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen |
| bis 31.12.2027 | Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | dürfen noch Papier bzw. andere Formate nutzen |
| bis 31.12.2027 | alle, die per EDI abrechnen | EDI-Formate außerhalb der EN 16931 bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig |
| 01.01.2028 | alle inländischen Unternehmer | B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen |
Nicht betroffen sind unter anderem:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag – sie dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht gilt nur, wenn der Leistungsempfänger Unternehmer ist.
Nach der BMF-FAQ sind außerdem Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer.
Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht der Umsatz mit Geschäftskunden. Wie dieser genau zu ermitteln ist, hat das BMF im zweiten Anwendungsschreiben vom 15.10.2025 präzisiert. Gerade bei Händlern knapp um die Grenze lohnt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater.
XRechnung oder ZUGFeRD?
§ 14 Abs. 1 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht – der EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Umsetzungen durchgesetzt:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, über das PDF |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, automatisierte Rechnungseingänge | B2B mit Kunden, die (noch) auf das PDF schauen |
| Maßgeblich | die XML | die eingebettete XML |
Wichtig bei ZUGFeRD: Nicht jedes Profil ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus. Bei hybriden Rechnungen gilt der strukturierte XML-Teil als führend – steht im PDF etwas anderes als in der XML, zählt die XML.
Welches der beiden Formate Sie verwenden, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Entscheidend ist, was Ihr Kunde verarbeiten kann. Behörden und manche Großkunden verlangen ausdrücklich XRechnung.
E-Rechnungen empfangen
Für den Empfang genügt nach der BMF-FAQ grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Das klingt einfach, hat aber Folgen:
- Lesbar machen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Damit Buchhaltung und Einkauf sie prüfen können, brauchen Sie einen Viewer oder eine Software, die die Daten darstellt.
- Original archivieren: Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Originalformat. Bei ZUGFeRD ist das die vollständige PDF mit eingebetteter XML – ein Ausdruck oder ein „Speichern als PDF“ genügt nicht, weil dabei der strukturierte Teil verloren geht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG acht Jahre; die GoBD regeln die Anforderungen an die unveränderbare Ablage.
- Prozess festlegen: Wer prüft eingehende Rechnungen, wo werden sie abgelegt, wie gelangen sie zum Steuerberater? Das gehört in die Verfahrensdokumentation.
Und JTL-Wawi? In JTL-Wawi werden Lieferantenrechnungen als Eingangsrechnungen geführt – für Einkaufspreise und Abgleich mit den Lieferantenbestellungen. In den Guide-Seiten zu Eingangsrechnungen und in der E-Rechnungs-FAQ von JTL ist kein Import eingehender XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen beschrieben. Planen Sie für Empfang, Darstellung und Archivierung deshalb eine eigene Lösung ein, zum Beispiel über Ihr DMS oder die Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters.
E-Rechnungen aus JTL-Wawi versenden
Laut JTL-Guide stellt JTL-Wawi XRechnung und ZUGFeRD aus. Die Voraussetzungen:
- Rechnungsvorlagen der Ausgabe 2.0 (erkennbar an englischen Variablen). Vorlagen der Ausgabe 1.0 tragen in der Wawi den Zusatz „(veraltet)“ und funktionieren für E-Rechnungen nicht.
- Für ZUGFeRD mindestens JTL-Wawi 1.11.
- Für eine Leitweg-ID im Auftrag mindestens JTL-Wawi 1.9.7.0.
XRechnung einrichten: Unter Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen im Vorlagenset Beleg Verkauf > Rechnung legen Sie auf der Registerkarte Exportieren eine Vorlage vom Typ XRechnung an. In der E-Mail-Vorlage fügen Sie unter Anhänge einen Anhang aus Ausgabeprozess hinzu und wählen die Export-Vorlage aus. Die XML geht dann zusätzlich zum PDF mit.
ZUGFeRD einrichten: Im selben Vorlagenset gibt es die Registerkarte ZUGFeRD. Ist in der E-Mail-Vorlage Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiv, erhalten für ZUGFeRD eingerichtete Empfänger die ZUGFeRD-PDF statt des normalen PDFs.
Pro Kunde steuern: Über Vorlage einschränken legen Sie fest, welcher Kunde welches Format bekommt – zum Beispiel über die Kundengruppe. In der Praxis reichen meist zwei Varianten: Behörden erhalten eine XRechnung, alle anderen eine ZUGFeRD-PDF. Für Privatkunden ändert sich dabei nichts – eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein ganz normales PDF, die eingebetteten XML-Daten stören beim Öffnen und Drucken nicht.
Prüfen: Unter Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren prüfen Sie eine erzeugte XML- oder ZUGFeRD-Datei. Der Prüfbericht zeigt im Abschnitt Bewertung, ob die Rechnung verwendbar ist, und listet die Fehler auf.
Die XML-Vorlagen lassen sich anpassen. JTL weist selbst darauf hin, dass das nur jemand mit XML-Erfahrung tun sollte. Arbeiten Sie immer an einer Kopie und validieren Sie nach jeder Änderung.
E-Rechnungen prüfen: Validatoren im Überblick
Ein Validator prüft eine E-Rechnung in zwei Stufen: zuerst gegen das XML-Schema der Syntax (UBL oder CII), danach gegen die Geschäftsregeln – die europäischen Regeln der EN 16931 (Kennungen BR-…) und die deutschen Zusatzregeln der XRechnung (BR-DE-…). Erst wenn beide Stufen fehlerfrei sind, ist die Datei formal in Ordnung. Ob der Empfänger sie annimmt, entscheidet er selbst; das Prüfergebnis ist nur eine Empfehlung.
Erste Anlaufstelle ist die eingebaute Prüfung in JTL-Wawi unter Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren (siehe oben). Für eine zweite Meinung oder für Dateien aus anderen Systemen eignen sich diese Werkzeuge:
| Validator | Anbieter | Formate | Wie | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
KoSIT-Validator mit Konfiguration validator-configuration-xrechnung |
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) | XRechnung in UBL und CII (Regeln EN 16931 und XRechnung) | lokal, Java-Programm per Kommandozeile oder als lokaler HTTP-Dienst | Open Source (Apache 2.0), Referenzprüfung für XRechnung; Daten verlassen den Rechner nicht. Konfiguration bei neuen XRechnung-Versionen aktualisieren. |
| E-Rechnungs-Validator | IT Baden-Württemberg (BITBW), Serviceportal Baden-Württemberg | XRechnung (laut Dokumentation Version 3.0.2 inkl. landesspezifischer Regeln) | online, Datei hochladen | Prüfbericht zum Herunterladen; die Datei wird auf einen Server des Landes hochgeladen. |
| Mustang | Open-Source-Projekt Mustangproject | ZUGFeRD 1 und 2, Factur-X, XRechnung 3; PDF oder XML | lokal, Java-Kommandozeile (--action validate) |
Open Source (Apache 2.0); prüft bei PDFs zusätzlich das PDF/A-Format. Geeignet für ZUGFeRD-PDFs aus JTL-Wawi. |
| ZF/FX Validation | ferd management & consulting GmbH (ZUGFeRD-Community) | ZUGFeRD/Factur-X | online | Funktionen teils nur nach kostenloser Registrierung; baut laut Anbieter auf Mustang auf. |
| ecosio Validator | ecosio | XRechnung UBL und CII, Peppol BIS und weitere UBL-/CII-Profile | online, Regelwerk wählen und XML hochladen | Kostenlos ohne Anmeldung; laut Anbieter keine dauerhafte Speicherung. Hilfe bei der Fehlerbehebung nur für Kunden. |
Die reinen XRechnung-Validatoren prüfen eine XML-Datei. Für eine ZUGFeRD-PDF brauchen Sie ein Werkzeug, das die eingebettete XML selbst ausliest, etwa Mustang oder die Prüfung in JTL-Wawi.
Echte Rechnungen enthalten Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Umsätze Ihrer Kunden. Laden Sie in Online-Validatoren deshalb nur Testrechnungen oder anonymisierte Dateien hoch. Echte Belege prüfen Sie besser lokal – in JTL-Wawi selbst, mit dem KoSIT-Validator oder mit Mustang.
Typische Fehler
Die meisten Validator-Fehler kommen nicht aus der Vorlage, sondern aus fehlenden Stammdaten. Der JTL-Guide nennt unter anderem:
| Meldung | Bedeutung | Lösung laut JTL-Guide |
|---|---|---|
| BT-35, BT-37, BT-38 | Straße, Ort oder PLZ des Verkäufers fehlen | in den Firmendaten ergänzen |
| BT-31 / BT-32 | USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt | Firmendaten prüfen |
| BT-84, BT-85, BT-86 | IBAN, Bankname oder BIC fehlen | in den Firmendaten ergänzen |
| BT-41, BT-42, BT-43 | Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlen | Firmendaten ergänzen |
| BT-49 / BT-58, BT-53 / BT-78 | E-Mail oder PLZ des Käufers bzw. der Lieferadresse fehlen | Adresse ergänzen, Rechnung stornieren und neu ausstellen |
| BT-153 | Positionsname fehlt | Rechnung stornieren und neu ausstellen |
Die Firmendaten pflegen Sie unter Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen.
Leitweg-ID bei Behörden: Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID, damit die Rechnung beim richtigen Empfänger landet. In JTL-Wawi legen Sie dafür ein eigenes Feld für Aufträge mit dem Namen „Leitweg-ID“ an und tragen die ID im Auftrag ein. Sie wird dann mit der E-Rechnung ausgegeben.
Formal valide, trotzdem abgelehnt: Manche Empfänger verlangen Felder, die die Norm nur als optional führt – etwa die Bestellnummer des Käufers. Ein Beispiel dazu beschreiben wir in XRechnung aus JTL-Wawi: BT-13 richtig füllen.
Eine bereits ausgestellte fehlerhafte Rechnung korrigieren Sie nicht durch Bearbeiten der Datei. Laut JTL-Guide wird sie storniert und neu ausgestellt – nachdem die Stammdaten ergänzt wurden.
Checkliste für Händler mit JTL-Wawi
- Pflichtbeginn klären: Gesamtumsatz 2026 über oder unter 800.000 Euro? Mit dem Steuerberater abstimmen.
- Empfang organisieren: Eigenes Postfach für Eingangsrechnungen, Viewer für XML, GoBD-konforme Ablage im Originalformat.
- Wawi-Version prüfen: Für ZUGFeRD mindestens 1.11.
- Vorlagen umstellen: Rechnungsvorlagen der Ausgabe 2.0 verwenden, „(veraltet)“-Vorlagen ablösen.
- Firmendaten vervollständigen: Anschrift, USt-IdNr./Steuernummer, Bankverbindung, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail.
- Formate je Kunde festlegen: Kundengruppe für Behörden (XRechnung), alle anderen ZUGFeRD; Vorlagen einschränken.
- Leitweg-ID-Feld anlegen, falls Sie an Behörden liefern.
- Kundenanforderungen einsammeln: Welche Großkunden oder Marktplätze verlangen zusätzliche Felder?
- Testen: Für jede Kundengruppe eine Testrechnung erzeugen und im Validator prüfen.
- E-Mail-Versand prüfen: Kommt beim Kunden die richtige Datei an – XML als Anhang bzw. ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML?
Wenn Sie die Umstellung Ihrer Rechnungsvorlagen in JTL-Wawi nicht allein angehen möchten, unterstützt PC-Mixx als zertifizierter JTL-Servicepartner bei Vorlagen, Stammdaten und Tests.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss für B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen Unternehmen endet die Übergangsfrist mit Ablauf des 31. Dezember 2027, die Pflicht gilt also ab 2028. Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG.
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmern annehmen können. Die Übergangsfristen betreffen nur den Versand. Für den Empfang reicht nach Aussage der BMF-FAQ grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF ist eine sonstige Rechnung.
Was braucht JTL-Wawi für XRechnung und ZUGFeRD?
Laut JTL-Guide funktionieren E-Rechnungen nur mit Rechnungsvorlagen der Ausgabe 2.0. ZUGFeRD setzt mindestens JTL-Wawi 1.11 voraus, die Leitweg-ID im Auftrag mindestens Version 1.9.7.0.
Sind Kleinbetragsrechnungen von der Pflicht ausgenommen?
Ja. Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung, also zum Beispiel als PDF oder auf Papier, übermittelt werden.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen): https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html
- BMF – FAQ zur E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
- JTL-Guide – FAQ zu E-Rechnungen in JTL-Wawi: https://guide.jtl-software.com/jtl-wawi/verkauf/faq-zu-e-rechnungen-in-jtl-wawi/
- JTL-Guide – XRechnungen ausstellen: https://guide.jtl-software.com/jtl-wawi/verkauf/xrechnungen-ausstellen/
- JTL-Guide – ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen: https://guide.jtl-software.com/jtl-wawi/verkauf/zugferd-rechnungen-ausstellen/
- JTL-Guide – Eingangsrechnungen: https://guide.jtl-software.com/jtl-wawi/beschaffung/eingangsrechnungen/
- KoSIT – Validator (GitHub): https://github.com/itplr-kosit/validator
- KoSIT – Validator-Konfiguration XRechnung (GitHub): https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung
- Serviceportal Baden-Württemberg – E-Rechnungs-Validator: https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
- BITBW – Dokumentation E-Rechnungs-Validator: https://erechnungsvalidator.service-bw.de/Dokumentation-E-Rechnungs-Validator.pdf
- Mustangproject – Kommandozeile und Validierung: https://www.mustangproject.org/commandline/
- ZUGFeRD-Community – ZF/FX Validation: https://www.zugferd-community.net/de/open_community/validation
- ecosio – Peppol-, E-Rechnungs- und XML-Validator: https://ecosio.com/en/peppol-e-invoice-xml-document-validator/