Eine Zahlungserinnerung soll dem Kunden ohne Rückfrage klarmachen, worum es geht: welche Rechnung, von wann, seit wann fällig. In der Standardvorlage der JTL-Wawi stehen Rechnungsnummer und Rechnungsdatum – das Fälligkeitsdatum fehlt. Gerade im B2B-Bereich führt das zu Rückfragen aus der Buchhaltung des Kunden („Laut unserem System ist die Rechnung noch gar nicht fällig“).
Die gute Nachricht: Das Datum lässt sich in der E-Mail-Vorlage im Liquid-Format 2.0 mit einer einzigen Zeile berechnen. Man muss nur wissen, welche Variablen man kombiniert – und in welcher Reihenfolge die Filter stehen.
Was Sie brauchen
- Zugriff auf die E-Mail-Vorlagen der JTL-Wawi (Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen → Mahnung bzw. Zahlungserinnerung)
- Eine Vorlage im neuen Format 2.0 – erkennbar daran, dass alle Variablen mit
Report.beginnen - Eine Kopie der aktuellen Vorlage – bearbeiten Sie nicht direkt die Standardvorlage
- Eine offene Testrechnung mit Zahlungsziel, um die Vorschau zu prüfen
Wie die Fälligkeit zustande kommt
Ein fertiges Feld „Fälligkeit der Rechnung“ gibt es in der Mahnungsvorlage nicht. Es setzt sich aus zwei Werten zusammen:
| Bestandteil | Variable im Format 2.0 | Herkunft |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Report.DunningInvoice.CreationDate |
Datum der gemahnten Rechnung |
| Zahlungsziel in Tagen | Report.SalesOrder.TermOfPayment |
Zahlungsziel aus dem Auftrag (tAuftrag.nZahlungszielTage) |
Fälligkeit = Rechnungsdatum + Zahlungsziel in Tagen.
Im Mahnungs-Kontext ist Report das Mahnungsobjekt selbst. Deshalb stehen Beträge wie Report.GrossValue oder Report.DunningFee direkt unter Report, die Rechnung dagegen unter Report.DunningInvoice und der Auftrag unter Report.SalesOrder.
Schritt 1: Die Zeile für die Fälligkeit
Fügen Sie in der Vorlage unter dem Rechnungsdatum diese Zeile ein:
Fälligkeit: {{ Report.DunningInvoice.CreationDate | AddDays: Report.SalesOrder.TermOfPayment | FormatDate: 'dd.MM.yyyy', 'de-DE' }}
Gelesen von links nach rechts:
Report.DunningInvoice.CreationDate– Ausgangspunkt ist das Rechnungsdatum.AddDays: Report.SalesOrder.TermOfPayment– addiert das Zahlungsziel in Tagen.FormatDate: 'dd.MM.yyyy', 'de-DE'– gibt das Ergebnis im deutschen Datumsformat aus.
Die Reihenfolge der Filter ist entscheidend: erst AddDays, dann FormatDate. FormatDate macht aus dem Datum einen Text. Steht FormatDate vorn, hat AddDays kein Datum mehr, mit dem es rechnen kann – die Ausgabe bleibt leer oder die Vorschau meldet einen Fehler.
Schritt 2: Rechnungsdatum und Fälligkeit zusammen ausgeben
Im Zusammenhang sieht der Block mit den Rechnungsdaten so aus:
Rechnungsnummer: {{ Report.DunningInvoice.InvoiceNumber }}
Rechnungsdatum: {{ Report.DunningInvoice.CreationDate | FormatDate: 'dd.MM.yyyy', 'de-DE' }}
Fälligkeit: {{ Report.DunningInvoice.CreationDate | AddDays: Report.SalesOrder.TermOfPayment | FormatDate: 'dd.MM.yyyy', 'de-DE' }}
Achten Sie darauf, dass Rechnungsdatum und Fälligkeit dieselbe Basis verwenden. Nehmen Sie versehentlich Report.SalesOrder.CreationDate, rechnen Sie vom Auftragsdatum aus. Wird erst einige Tage nach der Bestellung fakturiert, liegt die angezeigte Fälligkeit zu früh – und der Kunde wird scheinbar vor Ablauf des Zahlungsziels gemahnt.
Schritt 3: Die offene Summe darstellen
Zur Fälligkeit gehört in der Regel die Aufstellung des offenen Betrags. Die Standardwerte der Mahnung lassen sich direkt verwenden, die Summe wird mit dem Filter Plus gebildet:
Der offene Betrag setzt sich wie folgt zusammen:
Hauptforderung: {{ Report.GrossValue }}
Mahnkosten: {{ Report.DunningFee }}
Gesamtbetrag: {{ Report.GrossValue | Plus: Report.DunningFee | Nummer: 'C' }}
Alternative: die Zahlungsfrist der Mahnung
Manchmal ist nicht die ursprüngliche Fälligkeit gemeint, sondern die neue Frist, die mit der Mahnung gesetzt wird („Bitte zahlen Sie bis …“). Dafür gibt es eigene Variablen, die bereits fertig berechnet vorliegen:
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
Report.PaymentTermDate |
Zahlungsfrist der Mahnung als Datum (tZahlungsErinnerung.dZahlungsfrist) |
Report.PaymentTerm |
Zahlungsfrist der Mahnung in Tagen (nZahlungsfristInTagen) |
Ein Satz mit der Frist der Mahnung könnte so aussehen:
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum {{ Report.PaymentTermDate | FormatDate: 'dd.MM.yyyy', 'de-DE' }}.
Beide Angaben schließen sich nicht aus. In vielen Vorlagen ist es sinnvoll, beide zu zeigen: die ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung (für die Buchhaltung des Kunden) und die neue Frist aus der Mahnung (als konkrete Handlungsaufforderung). Wichtig ist nur, dass die Texte eindeutig benennen, welches Datum gemeint ist.
Typische Fehler auf einen Blick
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Fälligkeit bleibt leer oder Vorschau meldet Fehler | FormatDate steht vor AddDays |
Erst AddDays, dann FormatDate (Schritt 1) |
| Fälligkeit liegt einige Tage zu früh | Basis ist das Auftragsdatum Report.SalesOrder.CreationDate |
Report.DunningInvoice.CreationDate verwenden (Schritt 2) |
| Fälligkeit entspricht dem Rechnungsdatum | Im Auftrag ist kein Zahlungsziel hinterlegt (0 Tage) | Zahlungsziel in Kunde/Zahlungsart bzw. im Auftrag prüfen |
| Variablen werden gar nicht ersetzt | Vorlage ist im alten Format, nicht 2.0 | Vorlage im Format 2.0 anlegen oder Variablen anpassen |
| Datum der Mahnfrist statt Rechnungsfälligkeit gewünscht | Verwechslung der beiden Daten | Report.PaymentTermDate für die Frist der Mahnung |
Testen, bevor die erste Mahnung rausgeht
Prüfen Sie die Vorlage in der Vorschau mit mindestens zwei Rechnungen:
- eine Rechnung mit Zahlungsziel (z. B. 14 oder 30 Tage) – die Fälligkeit muss genau so viele Tage nach dem Rechnungsdatum liegen,
- eine Rechnung, bei der Auftrags- und Rechnungsdatum auseinanderliegen – so sehen Sie sofort, ob die richtige Basis verwendet wird.
Rechnen Sie das Ergebnis einmal von Hand nach. Ein falsches Fälligkeitsdatum in einer Mahnung ist unangenehmer als gar keines, weil der Kunde sich zu Recht darauf beruft.
Mahnungen werden in vielen Betrieben automatisch per Workflow oder Mahnlauf verschickt – eine fehlerhafte Zeile erreicht dann sehr schnell sehr viele Kunden. Wenn Sie Ihre Mahn- und Rechnungsvorlagen auf das Format 2.0 umstellen oder erweitern möchten, unterstützt PC-Mixx Sie als JTL-Servicepartner dabei.
Häufige Fragen
Welche Variable enthält das Zahlungsziel der Rechnung?
Im Format 2.0 ist das Report.SalesOrder.TermOfPayment – das Zahlungsziel in Tagen, wie es im Auftrag hinterlegt ist. Ein fertiges Fälligkeitsdatum der Rechnung gibt es in der Mahnungsvorlage nicht, es wird berechnet.
Warum erscheint statt des Datums ein Fehler oder ein leerer Wert?
Meist ist die Reihenfolge der Filter vertauscht. Zuerst muss AddDays mit dem Datum rechnen, erst danach wandelt FormatDate es in Text um. Nach FormatDate ist kein Rechnen mehr möglich.
Was ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Report.PaymentTermDate?
Die Fälligkeit bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung (Rechnungsdatum plus Zahlungsziel). Report.PaymentTermDate ist die neue Zahlungsfrist, die mit der Mahnung selbst gesetzt wird.
Warum nicht Report.SalesOrder.CreationDate als Basis nehmen?
Das ist das Datum des Auftrags, nicht der Rechnung. Liegen zwischen Auftrag und Rechnung einige Tage, wäre die berechnete Fälligkeit zu früh. Richtig ist Report.DunningInvoice.CreationDate.